Při rozhodování se setkáváme se dvěma kategoriemi problémů:

• hádanky (puzzles) - otázky, které mohou být zodpovězeny, pokud se podaří nalézt scházející informace;
• záhady (mysteries) - otázky, které principiálně nikdy nemohou být s jistotou správně zodpovězeny.

Nejožehavější otázky, kterým dnes manažeři čelí, bohužel patří právě do kategorie záhad. Zpravodajská analýza informací je metoda vytváření hypotéz umožňujících určit rizika a důsledky rozhodnutí právě v situacích, kdy jednoznačně správné rozhodnutí buď neexistuje, nebo kdy k němu v daném čase není dostatek informací.

Zpravodajská analýza (a syntéza) informací je podstatnou fází zpravodajského cyklu, jehož produktem je zpravodajství (Intelligence), kde ji předchází fáze sběru informací a následuje fáze distribuce (komunikace) zpravodajství. Zpravodajství bylo odedávna základem úspěchu vládců a vojevůdců. To, že zpravodajské metody byly donedávna pouze doménou mocenských struktur, bylo dáno jednak možnostmi vytvářet sítě sběru informací (lidské a technické) a v poslední době také možnostmi disponovat technologiemi pro jejich efektivní zpracování. Fenomény informační společnosti však prostředky pro provádění zpravodajství učinily běžně dostupné širokému okruhu komerčních subjektů a tzv. “Competitive Intelligence” se stala neodmyslitelnou součástí managementu v konkurenčním prostředí. .

Mnoho manažerů setrvává v omylu, že to, co potřebují k rozhodování, jsou informace. To však v současné době vede rychle k zahlcení informacemi a k následné neschopnosti rozhodovat. To, co manažer potřebuje, jsou znalosti pomáhající učinit konkrétní rozhodnutí v konkrétní situaci - zpravodajství. Informace jsou pouze vybraná fakta (data) o minulosti, popis něčeho, co se stalo nebo co existuje. Zpravodajství je vždy orientované do budoucnosti - jsou to předpoklady a dohady. “Zpravodajství je umění správně hádat”. V této souvislosti je nutné si uvědomit rozdíl mezi analýzou informací pro potřeby vyšetřování (investigativa) a rozhodování:

Výsledek zpravodajské analýzy nesmí být pouze “účetnictvím” toho, co se podařilo zjistit. I nesprávné hypotézy mohou být užitečné, pokud jsou realistické. Smyslem hypotéz je prezentování nápadů a myšlenek, které ukazují na směry, kterými by se mohlo postupovat. Zpravodajství zahrnuje vždy určitý stupeň interpretace vyúsťující nevyhnutelně v určitou míru spekulace a rizika. Míra spekulace a rizika závisí na kompromisu mezi množstvím a kvalitou dostupných informací a množstvím času, které je možné (účelné) vynaložit.

“Velikost” manažera se projevuje právě v tom, na základě jak úplných informací je schopen přijmou riziko rozhodnutí. To ve velké míře záleží na jeho zkušenostech a intuici. Při rozhodování v rychle se měnícím prostředí však právě tato zkušenost může být pro člověka osudná. Mnoho lidí věří, že to, jak vidí svět, je reálné. To, co si myslíme, je ale pouze to, co bylo selektivně profiltrováno přes náš myšlenkový model, tzv. “mindset”, který nám poskytuje kontext pro interpretaci informací přenášených do mozku prostřednictvím smyslů.

Možná, že tím nejdůležitějším smyslem zpravodajství pro manažera je to, aby si byl schopen uvědomit, že jeho myšlenkový model již neodpovídá realitě a že je nutné jej modifikovat.

Mnoho firem dnes vynakládá hodně času a peněz na technologie pro shromažďování, ukládání, vyhledávání, třídění a analýzu informací v očekávání, že se zlepší jejich rozhodování a konkurenční výhody. Většinou se ale nezlepší ani rozhodovací procesy ani schopnost zamezit překvapením. V čem je problém?

Firmy budují své systémy zejména pro zpracování interních dat, která jsou kvantitativní povahy a jsou v hojné míře generována klíčovými procesy (výroba, prodej, atd.). Analýza těchto dat však principiálně může poskytovat pouze informace vedoucí ke zvyšování efektivnosti těchto procesů, tj. jak dělat věci správně (strana dodávky).

Pro konkurenceschopnost firmy jsou ale mnohem důležitější informace vedoucí ke zvyšování efektivity, tj. jak dělat správné věci (strana poptávky). Jedná se o “soft-informace” kvalitativní povahy, které pocházejí z vnějšku firmy a které se vyskytují v nejrůznější formě a většinou jen v náznacích a signálech. Pro zpracování těchto informací neexistují žádné obecné algoritmy a užitečnou znalost z nich jsou schopni vytvářet jen lidé. Technologie jim to mohou pouze usnadnit a umožnit dělat rychleji (opět tedy pouze zvýšení efektivnosti).

Informační systém může zvyšovat jenom efektivnost práce a závisí pouze na lidech, zda se to projeví také na zvýšení efektivity. Počítače (alespoň ty současné) totiž nemohou vytvořit pochopení věci. Počítače jsou vynikající v simulaci logického (lineárního) myšlení, které vyžaduje zpracování velkého množství informací. Člověk však pro logické myšlení využívá méně než 1% kapacity svého mozku. Její většina je využita pro samo-organizující metody rozpoznávání vzorů (pattern recognition), které jsou základem loveckého pudu a schopnosti člověka orientovat se v neznámém prostředí (inteligence). Tento typ myšlení umožňuje vytváření závěrů a provádění rozhodnutí i při minimálním množství informací.

Aby ovšem lidský mozek byl schopen svůj přednostní způsob myšlení plně uplatnit, je nutné použít i vhodnou formu prezentace informací. Je známé rčení, že jeden obrázek vydá za tisíc slov. Jakmile je člověk postaven před problém vyhodnotit více než řádově desítku různých informací, které jsou mu předloženy v podobě v textu, stává se vysoce neefektivním. Pokud jsou však tyto informace převedeny do formy schématu nebo grafu, může být jejich význam zřejmý na první pohled. Informační systém, který se má zvýšit efektivitu analýzy informací (investigativní i zpravodajské), proto musí umožňovat nejrůznější formy vizualizace informací a jejich vztahů.

Vlastnosti informačního systému, který umožňuje zvýšit efektivitu kreativní lidské práce, nejlépe vyniknou v kontrastu s informačním systémem určeným pro zvýšení efektivnosti rutinních operací.

O zpravodajském informačním systému je nutné uvažovat jako o integrálním propojení třech komponent:

1. suroviny - informační zdroje,
2. pracovní nástroje - technologie,
3. pracovní postupy - metodika.

Metodika je nesmírně důležitá proto, aby výsledky práce bylo možné jasně a jednoznačně komunikovat s uživateli, resp. v rámci analytického týmu.

Standardizace analytické práce a zároveň rozvoj metod vizuální analýzy a prezentace informací má své kořeny v oblasti vyšetřování a konkrétně pak v metodice ANACAPA, kterou začala používat americká FBI poprvé v souvislosti vyšetřováním vraždy J.F.K.

S konkrétní metodikou pak souvisí i vazba na využívání konkrétních nástrojů a na způsob jejich aplikace na vytěžování konkrétních informačních zdrojů. Hlavní důvody vyplývají z požadavku na:

• rozmanité způsoby vyhledávání a kategorizace dat (jazyk tvorby dotazů, klasifikační pravidla, atd.),
• jednoduché přenášení vyhledaných informací do navazujících analytických a presentačních aplikací,
• vytváření a sdílení znalostí představující výsledky intelektuálního zpracování informací.

Naše firma zvolila pro implementaci zpravodajského informačního systému technologie, které byly původně vyvíjeny právě na základě potřeb zpravodajských služeb (intelligence) a vyšetřování (investigation).

Úkolem zpravodajství je poskytnout znalost pro informované rozhodnutí, resp. správný kontext pro interpretaci informací, které v souvislosti s určitým rozhodnutím získáváme. Obecně je tedy potřeba mít přístup k informacím, které vypovídají o situaci na celém “bitevní poli” (Intelligence Battlefield Preparation).

1. hráči (firmy, organizace, experti, manažeři, politici, aktivisté),
2. cíle a motivace (tiskové, výroční a výzkumné zprávy, reklama, PR),
3. situace a její vývoj (minulé a současné události na trhu a ve společnosti),
4. dostupné zdroje (technologie, suroviny, pracovní síla, kapitál),
5. herní pravidla (legislativa, vyhlášky, omezení, zvýhodnění).

Pro potřeby zpravodajství je nutné si zajistit dvě základní kategorie zdrojů těchto informací:

1. primární zdroje - poznatky získané “přímo v terénu” vlastními lidmi nebo pověřeným subjektem,
2. sekundární zdroje - publikované dokumenty a zprávy, veřejné a placené databáze, internet, atd.

Využívání primárních zdrojů je nutné systematizovat dvěma způsoby:

• systematické ukládání (formalizace) jednou získaných informací do interního systému umožňujícího vyhledávání pomocí technologie zvolené pro zpravodajský informační systém,
• vytváření komunikačně propojené sítě expertů, která je schopna operativně odpovídat na konkrétní dotazy - nejlépe formou zpráv ukládaných opět přímo do zpravodajského informačního systému.

Sekundárních informačních zdrojů je v současné době k dispozici ohromné množství a není ani možné ani účelné snažit se o soustavné sledování všech. Pro potřeby zpravodajství je však nutné:

• udržovat ve zpravodajském systému základní informace o maximu exitujících zdrojů (obsah, kvalita, podmínky využívání, poskytovatel),
• vybrat si vhodnou kombinaci zdrojů tak, aby pokud možno pokrývala veškeré informace o bojišti (viz. výše) a obsah těchto zdrojů pak buď ve svém zpravodajském systému soustavně aktualizovat nebo si k aktualizovanému obsahu zajistit přístup prostřednictvím shodné technologie.

Ze základních primárních a sekundárních zdrojů lze ve většině případů sestavit alespoň základní kontury řešené situace a poměrně přesně určit, které informace nám scházejí pro potvrzení či vyvrácení určité hypotézy. Tyto informace pak lze hledat v dalších sekundárních zdrojích nebo lze jejich získání zadat své informační síti či externímu subjektu (konzultační firmy, detektivní agentury, agentury zabývající se průzkumem trhu, atd.)

V rámci řešení, které nabízí naše firma, již existuje několik sekundárních informačních zdrojů, které lze buď automatizovaným způsobem aktualizovat a/nebo ve kterých lze na základě jednotné technologie vyhledávat.

Jako součást implementace našich řešení nabízíme soubor školení, v rámci nichž uživatele seznamujeme s metodikou vyhledávání a analýzy informací tak, aby byli schopni využívat veškeré možnosti daných technologií a aplikací. Nabízíme rovněž školení základů metodiky ANACAPA nebo její školení v plném rozsahu certifikovanými zahraničními partnery.

ANACAPA definuje pro interpretaci informací následující typy schémat:

1. Vztahová schémata pro vztahy mezi prvky jako jsou osoby, organizace, věci, místa, atd.
2. Komoditní schémata pro vztahy mezi subjekty a způsob provádění aktivit či transakcí.
3. Kauzální schémata pro časový vztah a souslednost událostí.
4. Postupová schémata pro pořadí událostí, vedoucích k určitému výsledku nebo stavu.
5. Síťová schémata pro velké množství transakcí stejného charakteru.

Metodika také definuje určitá pravidla vytváření těchto schémat (grafický jazyk) tak, aby jejich význam byl jednoznačný a aby tak mohla splňovat též svoji roli komunikace a sdílení informací jak v rámci analytického týmu, tak mezi analytikem a uživatelem.

V současné době nabízíme pro uživatele našich řešení následující možnosti využívání informačních zdrojů:

Počet těchto zdrojů chceme rozšiřovat jednak dle výsledků analýzy českých elektronických informačních zdrojů, který provádíme v rámci sdružení SPEIS a jednak dle požadavků uživatelů našeho řešení resp. dle zájmu dodavatelů informačních zdrojů nabídnout je jako součást našeho řešení.

Economia je největším vydavatelem ekonomických a odborných periodik v České republice. Společnost vydává celkem 16 tiskových titulů a provozuje dva informační a zpravodajské servery.

Naše spolupráce s firmou Economia, resp. Economia On-line, se započala v r. 1999, kdy se firma Economia rozhodla vybudovat svůj vnitřní elektronický archiv pomocí produktu Topic.

Následně vznikl projekt “Hospodářské zpravodajství Economia”, v rámci něhož začal být obsah vybraných periodik Economia zpracováván a nabízen uživatelům tak, aby pro jeho zpracování mohli využívat vyhledávací technologii Verity, resp. analytické nástroje Tovek.

V současné době nabízí Economia v elektronické podobě všechny vydávané tituly:

• Hospodářské noviny, týdeník Ekonom, Obchodní věstník, týdeník Marketing & Media, odborné měsíčníky Bankovnictví, Logistika, Moderní obec, Moderní řízení, Obchodník, Odpady, Právní rádce, Stavitel, Technik a dvouměsíčník Listy.

Zejména využití dat Obchodního věstníku ve spojení s analytickými aplikacemi Tovek umožňuje získat velmi rychlý a zajímavý pohled na informace o podnikatelských subjektech a jejich vztazích.

Informační agentura Anopress shromažďuje a zpracovává plné texty novinových a časopiseckých článků, doslovné přepisy televizních a rozhlasových relací a vybrané knižní a jiné soubory encyklopedického nebo referenčního charakteru. Všechny monitorované zdroje jsou uživatelům k dispozici v osm hodin ráno, tedy v podstatě dříve, než si je většina čtenářů přečte v tištěné podobě.

Rozhodnutí poskytovat vyhledávací a monitorovací služby nad obsahem médií a dalších otevřených informačních zdrojů s využitím možností technologie Verity bylo samotným základem vzniku firmy Anopress v roce 1997. Důležitou součástí služeb je totiž vyhledávání a monitoring informací na základě znalostních bází, které lze vytvářet právě pomocí aparátu technologie Verity.

Anopress nabízí přístup do své databáze jednak přes webové rozhraní prostřednictvím služby www.tamtam.cz a jednak prostřednictvím Tovek Serveru pro uživatele řešení Tovek.

Slovakia Online s.r.o. vznikla v roce 1995 a iniciovala založení “Slovenského Informačného a Analytického Centra” (S.I.A.C.), ve kterém jsou smluvně sdruženi vydavatelé periodického tisku na Slovensku. Smyslem projektu bylo vytvoření vyhledávací a monitorovací služby s využitím vlastností fulltextové technologie firmy Verity.

Služba umožňuje rychlý přístup k informacím z celostátních deníků, týdeníků, regionálních periodik a  přepisu hlavních televizních a rozhlasových relací. Slovakia Online je zároveň také oficiálním partnerem “Tlačovej agentůry Slovenskej republiky” (TASR) a rakouské tiskové agentury “Austria Press Agency” (APA).

Slovakia Online nabízí přístup do své databáze jednak přes webové rozhraní prostřednictvím služby www.siac.sk a jednak prostřednictvím Tovek Serveru pro uživatele řešení Tovek.

ČEKIA působí jako vysoce specializovaná informační agentura zpracovávající informace z ekonomiky a kapitálových trhů. Aktivity České kapitálové informační agentury, a.s. se objevily ve finančních službách České republiky v roce 1995, kdy se u nás začal formovat trh s cennými papíry. Zakladatelé agentury - Burza cenných papírů Praha, a.s., Telekurs AG, Komerční banka, a.s. a Česká spořitelna, a.s. chtěli po vzoru vyspělých zemí vytvořit informační agenturu, která by zajišťovala plynulý tok informací z českého i světového kapitálového trhu směrem k investorům. Od roku 1999 je stoprocentním vlastníkem agentury Česká tisková kancelář.

Spolupráce s naší firmou se váže k informačnímu produktu ARIADNA. Databáze ARIADNA obsahuje velké množství faktografických i popisných informací o podnicích, bankách, fondech, osobách a dalších subjektech hrajících roli v ekonomických vztazích. Ve spolupráci s ČEKIA jsme vyvinuli:

1. modul “ARIADNA Analyst’s Connection”, umožňující pomocí produktu “Analyst’s Notebook” snadno vyhledávat a prezentovat všechny vazby a souvislosti a nacházet i ty, které by jinak zůstaly skryté,
2. modul “ČEKIA Data Feed” umožňující automatizované zpracování textové části obsahu databáze ve zpravodajském systému Tovek.

Albertina Data patří k nejstarším firmám, které se zabývají vytvářením informačních produktů o ekonomických subjektech v Čechách a na Slovensku.

Databáze Albertina - firemní monitor představuje unikátní databázi všech registrovaných firem a organizací v ČR. Podchycuje základní údaje o více než 2.000.000 podnikatelských i neziskových subjektů a vychází bez přerušení již od jara 1992. Kromě základních údajů o názvu, sídle a identifikaci firmy obsahuje také předmět činnosti, počet zaměstnanců, specifikaci právní formy, druhu vlastnictví atd. K některým záznamům jsou doplněny telefony, faxy resp. e-mailové a URL adresy, informace o ročních obratech a základním jmění.

Pro jeden ze standardních exportů této databáze jsme vytvořili modul “Albertina Data Publisher”, který vytváří “FED soubory” automaticky zpracovatelné standardním vstupním modulem zpravodajského systému Tovek. V kombinaci s dalšími informačními zdroji umožňuje obsah této databáze získat kompletní přehled o vazbách mezi ekonomickými subjekty a o jejich aktivitách.

Chystáte se vydat na jedno z nespočetných jednání s potenciálním zákazníkem. V naprosté většině případů se na takové první jednání vydáte bez nějaké předchozí přípravy a budete spoléhat na svůj “obchodnický cit”. Jestliže ale ve firmě máte vybudované zpravodajské pracoviště, může scénář vaší přípravy vypadat jinak:

1. Na základě dat z ”Obchodního věstníku”, “Firemního Monitoru” a databáze “ARIADNA” si během několika minut můžete nechat vytvořit grafické schéma, které Vám ukáže, v jakých dalších firmách jsou angažováni vlastnící či statutární orgány dané firmy, a jaké další firmy případně sídlí na stejné adrese.
2. Pomocí připojení na databáze médií “Anopress” a “Slovakia Online” lze během dalších několika minut zjistit, zda se k nalezeným firmám a propojeným osobám váží nějaké události či oznámení.
3. Konečně můžete doplnit celkový obrázek o informace, které se k firmám, osobám a událostem možná vyskytují ve vaší firemní či osobní korespondenci.
4. Všechny tyto informace dané do souvislosti mohou představovat znalost, na základě které budete k jednání přistupovat zcela jinak. Zjistíte např., že se ve skutečnosti může jednat o pokus konkurenta získat důvěrné obchodní informace, nebo naopak, že při jednání můžete použít mnoho argumentů, které zvýší vaše šance uzavřít dobrý obchod.

Můžete namítnout, že podobnou přípravu si můžete udělat i bez popisovaného zpravodajského systému. Existuje přece volný přístup k obchodnímu rejstříku, mnoho služeb nabízejících monitoring médií, a i všechny vaše firemní aplikace umožňují nějakým způsobem vyhledávat informace. Je zde ale jeden ohromný rozdíl - ČAS.

Pokud totiž bude takováto informační příprava časově příliš náročná, nebo jejím výsledkem bude pouhá rešerše informací bez srozumitelné interpretace souvislostí, tak se bez ní raději obejdete. Tím se ale také neustále vystavujete riziku, že věci kolem sebe vidíte tak, jak je chcete vidět, a ne tak jak jsou.

Častokrát se opakuje, že informace jsou základem konkurenceschopnosti firem tak, stejně jako celých ekonomik. Nejsou to však informace ve smyslu produktu informačního a mediálního průmyslu, co nám může pomoci, ale je to naše schopnost tuto surovinu využívat pro lepší rozhodování o tom, co uděláme.

Umění shromažďovat a interpretovat informace za účelem prosazování vůle států, firem i jednotlivců (“zpravodajství” / “intelligence”) je staré jako lidstvo samo. To, co se změnilo, je počet subjektů, který chce, resp. je schopen, svoji vůli prosazovat na daném teritoriu. Říká se tomu také globalizace či hyperkonkurence.

Zatímco dříve bylo úkolem zpravodajství předvídat kroky známého protivníka ve snaze jej porazit, dnes je úkolem zpravodajství předvídat důsledky vlastních rozhodnutí ve snaze přežít v konkurenčním boji. Musíme být schopni dělat stále složitější rozhodnutí ve stále  kratším čase a ve stále proměnlivějším prostředí. Konkurenční / podnikatelské zpravodajství (Competitive / Business Intelligence) je proto nezbytnou součástí managementu jakékoliv firmy.

Tak jako každá jiná soustavná odborná činnost v podnikání, tak i konkurenční zpravodajství, vyžaduje příslušné odborníky, příslušnou infrastrukturu a příslušná pravidla. Z toho důvodu byla založena celosvětová organizace “Society of Competitive Intelligence Professionals” (SCIP), která má dnes již téměř deset tisíc členů.

Jedním z aktuálních témat SCIP je oprostit “Competitive Intelligence” (CI) od stigmatu “špionáže” a prosazovat přísný etický kodex provádění této profese. Jestliže se CI stává součástí řízení firem, nemůže se jednat
o nelegální ani neetickou aktivitu a pokud někdo poruší všeobecně akceptovaná pravidla, musí počítat s trestem stejně tak, jako když někdo například poruší pravidla vedení účetnictví.

Problém legálnosti a etiky získávání informací však velmi úzce souvisí s tím, zda tyto informace legálně a eticky vůbec získat lze. Nejedná se samozřejmě o důvěrné obchodní informace ale o informace, které každý subjekt za sebou musí zanechávat buď ze zákona nebo z podstaty své činnosti. To je především otázka:

1. existence kvalitních informačních zdrojů a služeb,
2. naplňování zákona o právu na informace,
3. informační gramotnosti.

Ve výše uvedených směrech je naše země zatím stále ještě o něco pozadu za Evropou a v nedohlednu za USA. Zároveň jsem ale přesvědčen, že se jedná o jedinou oblast, kde jsme svoji ztrátu schopni nejenom rychle dohnat, ale kde jsme schopni si vytvořit a udržet určitý náskok (alespoň v Evropě) a založit na něm vysokou konkurenceschopnost a transparentnost naší ekonomiky. Spolu s lidmi stejného mínění jsme proto založili občanské “Sdružení poskytovatelů elektronických informačních služeb” (SPEIS), v jehož programu stojí:

1. Identifikovat, vytvářet a udržovat důležité elektronické zdroje informací (DEZI), které jsou důležité pro podporu konkurenceschopnosti malých a středních českých firem a které jsou nezbytné pro odpovědná a kvalifikovaná rozhodnutí české politické reprezentace, resp. českých občanů.
2. Navrhovat a podporovat vytváření infrastruktury a informačních služeb umožňujících efektivní využívání informací obsažených ve všech DEZI přes internet.
3. Navrhovat a podporovat akce a programy vedoucí k růstu informační gramotnosti občanů ČR a k jejich schopnosti využívat DEZI jak v profesionálním životě, tak při jejich aktivním zapojení do společenského a politického života.

Jedním z bodů současného akčního plánu pak je prosazovat všechny praktické možností využívání informačních zdrojů na základě zákona 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím.

SPEIS usiluje o efektivní hospodaření s národními informačními zdroji (včetně duševního kapitálu firem a občanů), resp. o zvýšení užitku z poskytování informačních služeb. Základem tohoto úsilí je vytváření podmínek pro nabídku informačních zdrojů a služeb tak, aby pro jejich poskytovatele i uživatele vznikala co největší přidaná hodnota (profit), která se odrazí v celkovém růstu konkurenceschopnosti národní ekonomiky a celkové kvality života v ČR.

Sdružení Poskytovatelů Elektronických Informačních Služeb

www.speis.cz