“Jablíčka”…, ano tzv. “jablíčka” (raná podoba systému AiP Safe), která byla publikována na sborníkovém CD jednoho z prvních ročníků Infora, zůstávají ještě poměrně živou představou informačních pracovníků o systému pro správu, archivaci, řízení oběhu a distribuci dokumentů.

Od těchto “ovocných dob” se ale mnohé změnilo a v současné době disponuje AiP Safe poměrně širokým řešením v oblasti Document Managementu.

Jestliže na počátku všeho stály při vývoji systému AiP Safe knihovny, konkrétně Národní knihovna ČR, se kterou jsme spolupracovali (a nadále spolupracujeme) na programu UNESCO - “Paměť světa”, je v poslední době vývoj spojen stále více s potřebami komerčních organizací (např. Stavební spořitelna České spořitelny, Správa úložišť radioaktivních odpadů, a další).

Spolupráci s  knihovnami a ostatními institucemi akademického sektoru však neopouštíme a nadále s nimi vyvíjíme společné aktivity na poli digitalizace a archivace dokumentů (digitální archivy). Jedním z posledních společných projektů jsou např. tzv. Multifunkční knihovnická centra, která jsou vybavována systémem AiP Document Delivery a AiP Safe.

Rok 2001 znamenal poměrně významné novinky v systému AiP Safe. Jednu z největších představovalo dokončení verze 2.5, která se vyznačuje samozřejmě vedle nové, uživatelsky “přátelštější” podoby a obsluhy aplikací, také významně novou funkcionalitou.

Poměrně “horkou” (zajímavou) novinkou je v nové verzi vytváření digitálních dokumentů ze souborů aplikací MS Office (především MS Word a MS Excel), a to on-line při jejich uložení prostřednictvím nadefinovaných šablon. Pomocí připravených polí jsou při ukládání dokumentů z prostředí MS Office vytěžena metadata a vlastní dokument je do systému uložen jako digitální data s propojením na metadata.

Díky aplikaci SafeChange, která plní funkci vstupní brány do systému AiP Safe je také možné automatické vytváření digitálních dokumentů z příchozích faxů nebo e-mailů. V případě potřeby lze dokonce automaticky spustit proces, jehož prostřednictvím se obdržený fax nebo e-mail dostane v rámci definovaného procesu k dalšímu zpracování pověřeným pracovníkem.

Vedle již výše zmíněného digitálního archivu nachází stále větší uplatnění (především v prostředí státních úřadů, magistrátů, krajských úřadů, finančních institucích, atd.) také části systému věnované pohybu dokumentů (WorkFlow) a příchozí/odchozí poště - obecně nazývané Spisovna (spisová služba).

Podle instituce WorkFlow Management Coalition (WfmC), která se zabývá vývojem standardů a jednotné terminologie v oblasti WorkFlow, je WorkFlow definováno jako automatizace celého nebo části podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka procesu k druhému podle sady procedurálních pravidel stanovených individuálně pro každou organizaci. Tímto způsobem je WorkFow chápáno také v rámci systému AiP Safe (viz. obrázek: Příklad schématu ve WorkFlow).

Příklad schématu ve WorkFlow

Pohyb dokumentu tedy není náhodný, ale vždy se jedná o striktně nadefinované předávání v rámci navrženého procesu modulu WorkFlow, jehož prostřednictvím je možný také např. pohyb došlé korespondence s obsaženou informací, pro kterého uživatele/skupinu uživatelů je daný dokument určen (příjemce).

Spisová služba představuje analogii s reálnou, klasickou spisovou službou organizace. V pojetí systému AiP Safe však není orientovaná pouze na elektronické zaznamenání příchozí/odchozí korespondence a její následný pohyb po instituci v papírové podobě (jak je tomu u podobných systémů). V případě AiP Safe je příchozí dokument do podatelny ihned převeden do elektronické podoby (ve které se dále pohybuje po dané instituci) a popsán údaji o zásilce (např. odesílatel, druh zásilky, podací číslo, datum odeslání, přijetí atd.).

Aplikace Spisovny tak vytváří z metadat (popisné údaje) a dat digitální XML dokument, který je ukládán do digitálního archivu.

Nejenom o aplikaci SafeChange, možnost ukládání dokumentů MS Office apod. byla rozšířena verze 2.5. Existuje celý výčet novinek, který je však nad rámec tohoto příspěvku, a který naleznete např. na našich propagačních materiálech a na našich webových stránkách (www.aipsafe.cz).

Funkcionalita aplikací AiP Safe a jejich vzájemná komunikace na straně jedné, komunikace s ostatními systémy a kancelářskou technikou (skenery, multifunkční zařízení, atd.) na straně druhé. Tak by se také dal charakterizovat rok 2001. Výsledkem tohoto “dialogu”je možnost napojení na formulářové (OCR, ICR) systémy, systémy finanční, účetní, apod.

Veškeré novinky a vylepšení verze 2.5 i s možností “rozšířené” komunikace se neobjevily jen tak náhodou. Jsou výsledkem práce nejen opět “rozšířeného” teamu vývojářů AiP Safe (v současnosti o počtu cca. 20), ale také našich technologických a obchodních partnerů. Díky jim zažilo Inforum jednu z novinek své dosavadní historie - prakticky kompletní ukázku typů zařízení pro digitalizaci dokumentů.