Firma KP-sys spol. s r. o. se sídlem v Sezemicích již pátý rok dodává na náš trh integrovaný automatizovaný knihovnický systém. Byl vytvořen ve spolupráci s PhDr. Annou Stöcklovou z Ústavu informačních studií a knihovnictví FF UK Praha.

KP systém pracuje ve své verzi 1.2 pod operačním systémem MS-DOS. V síťové verzi podporuje i CLIENT-SERVER architekturu. České národní prostředí je v kódování Latin2. Export a import dat je zajištěn přes výměnný formát neboUNIMARC . Systém podporuje práci i s několika on-line připojenými externími zdroji dat. Významné je zejména použití České národní bibliografie při katalogizaci fondu knihovny, které výrazným způsobem zrychlí a zpřesní ukládání dat.

Součástí systému je standardně import a exportISO2709 (např. dat ze systému MAKS ap.) a řádkový UNIMARC. Firma při převodu dat poskytuje odbornou pomoc a je schopna převést data i z jiných systémů. Systém umožňuje importovat data z mezinárodních článkových databází jako např. Current Contens, Medline apod. ve formátech Sci-mate, Referent Manager, Procite, což je vhodné především pro všechny odborné knihovny a informační pracoviště výzkumných ústavů a jiných výzkumných pracovišť. Nově jsou zabudovány funkce pro export dat pro vystavení katalogu na Internetu.

Při instalaci si knihovníci za spolupráce s dodavatelem vyberou a parametrizují důležité prvky systému. Definují přístupová práva, velikost a tvar přírůstkových čísel, signatur, kategorie uživatelů i dokumentů pro výpůjčku. Určí, které vstupní formuláře pro jednotlivé druhy dokumentů budou potřebovat. Z bohaté nabídky si vyberou varianty tiskových výstupů (přírůstkové, úbytkové a místní seznamy, katalogizační lístky, rešerše, objednávky, urgence a příp. potvrzení o výpůjčce). Všechny tyto definice výstupů si mohou uživatelé modifikovat či navrhnout sami. Před vlastním tiskem může uživatel použít pro případnou modifikaci sestavy libovolný externí editor.

Pro rychlé pořízení dat v rámci retrospektivního zpracování fondu je možné standardně využít externích katalogů např. České národní bibliografie (popř. BMČ), databázi “Nové knihy” nebo katalogů jiných knihoven. Retrospektivní zpracování je potom záležitostí nalezení záznamu v externím katalogu a jednoduchém importu do vlastního formuláře. Pořízení dat se tím mnohonásobně urychlí. Pro uživatele ze zdravotnictví je zde možnost přímého připojení MeSH. Nově je k systému připojen PSH (Polytematický strukturovaný heslář) ze Státní technické knihovny. Je to systém modulární, všechny moduly lze zakoupit samostatně.

Umožňuje evidovat požadavky na nákup dokumentů, jejich objednávku a následné dodání. Automaticky jsou generovány urgence na opožděné dodání dokumentu nebo na nevyřízení celé objednávky. Lze sledovat čerpání rozpočtu knihovny na nákup dokumentů. V systému jsou automaticky vypočítávány náklady na více výtisků jednoho titulu, skutečné (fakturované nebo zaplacené) výdaje, ale i očekávané výdaje u ještě nedodaných knih. Automaticky se generují přírůstková čísla pro celou knihovnu či jednotlivé pobočky i dle typu dokumentu. Veškeré možnosti práce s externími katalogy (ČNB) jsou samozřejmě k dispozici.

V tomto modulu se provádí kompletní zpracování dokumentů. Jsou připraveny vstupní formuláře pro monografie, sborníky ze sjezdů a konferencí, výzkumné a cestovní zprávy, normy, ochranné dokumenty, vysokoškolské práce, periodika, hudebniny, audiovizuální dokumenty, ale i články z časopisů a kapitoly ve sbornících. Uživatel má možnost vstupní formuláře definovat či upravovat.

Struktura dat odpovídá formátu UNIMARC. Jednotnost a jednoduchost v editaci polí umožňují obecně definovatelné autority jmenné (osoby, korporace) i věcné (klasifikace, předmětová hesla, deskriptory ad.). Ostatní údaje lze validovat, buď z předem připravených slovníků, nebo ze slovníků již jednou uživatelem vložených údajů. Uživatelům jsou k dispozici specifikace jednotlivých údajů s příklady, které jim umožní správné ukládání dat s přihlédnutím k normě AACR2. Je připraveno i automatické generování signatur a přírůstkových čísel. Součástí modulu je i kompletní správa seriálů včetně akvizice.

V současné době využívá již přes 50 uživatelů možnost připojit jako externí katalog Českou národní bibliografii. Katalogizace je přitom velice jednoduchá a zásadním způsobem mění práci knihovníka. Po stisku klávesové zkratky se objeví v menším okně kompletní titulový seznam všech záznamů knih v ČNB a je pouze na uživateli, jakým postupem konkrétní záznam najde. Po kontrole obsahu katalogizačního záznamu a shodě titulu stačí použít jiné klávesové zkratky a celý záznam zkopírovat dosvého pracovního listu, doplnit služební údaje knihovny a záznam uložit. Záznam z ČNB samozřejmě plně odpovídá základním knihovnickým pravidlům a odpadá tudíž problém nekorektního vyplnění pracovního listu při “ruční” katalogizaci.

Knihovny využívají data ČNB zejména pro zpětné ukládání fondu. Její využití je samozřejmě možné i přiakvizici . Firma KP-sys se snaží časovou prodlevu mezi oficiálním vydáním dat a možností použít data připravená pro Kp-systém minimalizovat. Daří se to mimo jiné i díky výborné spolupráci s firmu Albertina Icome. Každá verze dat je totiž převáděna do datové struktury našeho formátu - nikoliv však obsahově, ale systémově. Má to samozřejmě svou výhodu hlavně pro uživatele, protože formáty zobrazení i možnosti dohledání záznamu jsou v externím katalogu stejné jako ve vlastních datech.

Modul obsahuje jak OPAC pro nezaškolené uživatele, kteří vyhledávají v systému pouhým listováním v záznamech uspořádaných podle libovolných kritérií, ale také profesionální vyhledávání pomocí Booleovských operátorů a pravostranného i levostranného rozšíření. Vyhledávání, či rešerše je možné provádět i ve všech typech dokumentů současně. Již vytvořené dotazy lze uchovávat pro příští použití. Lze používat systém nadřazeností a podřazeností pro definování dotazu.

Umožňuje rychlou výpůjčku, vracení, prolongace výpůjček i jejich rezervace a automatické generování urgencí. Výpůjční modul lze použít i v případě, že knihovna nemá zpracován celý fond v katalogu. Pracuje s čárkovým kódem, ale lze do modulu vstupovat i prostřednictvím klávesnice. Součástí modulu je výpočet poplatků a pokut pro jednotlivé kategorie uživatelů. Lze jej využít ve velkých knihovnách, kde je nutné půjčovat, urgovat a vypočítávat poplatky a pokuty podle kategorií čtenářů i kategorií jednotlivých výtisků titulu.

Modul umožňuje import dat z  aktuální databáze Nové knihy do externího katalogu v KP-systému.

Moduly PSH (Polytematický strukturovaný heslář), MeSH

Katalogizace do pracovního listu ve formátu UNIMARC dle AACR2 klade na knihovníky zejména odborné nároky. Využití již vytvořených dat je logickým krokem při automatizaci knihoven. Data České národní bibliografie tak plní funkci zdroje již vytvořených záznamů a prakticky nejen zrychlí, ale i zkvalitní práci katalogizátorů. Uživatelé KP-systému využívající ČNB totiž nejsou jen z veřejných lidových knihoven, ale i z knihoven škol všech stupňů i knihoven odborných a zde nepracují vždy jen odborně vzdělaní knihovníci.