Konzorciální nákupy – cesta pro naše knihovny do 21. století

Vladimír Karen, Albertina icome Praha s.r.o.

Abstrakt (česky):

Snižující se rozpočty, zvyšující se ceny a v důsledku celkově zhoršující se situace knihoven nejen u nás, ale v celosvětovém měřítku, vede vydavatele elektronických informačních zdrojů k podpoře tzv. konzorciálních nákupů, tedy nákupů uskutečňovaných větším počtem institucí s cílem tyto zdroje společně využívat. Konzorciální nákupy se uskutečňují za individuálně sjednaných podmínek, které v praxi mohou znamenat významnou slevu oproti ceníkové ceně, která platí při individuálním nákupu.

Autor nabízí praktický pohled na tuto novou situaci a nastiňuje možnosti, které z ní plynou pro naše knihovny.

Abstract (English):

Consortia Purchasing - the way into the 21st century for our libraries

Decreasing budgets, increasing prices and as a consequence worsening of situation of libraries not only in our countries but world-wide resulted in wider adoptance of “consortia” policies by the global publishers of electronic information resources. “Consortia purchasing” here mean that several institutions gather their money to buy and exploit information. The consortia deals are negotiated at specific individual conditions that can be highly discounted over list prices paid for purchasing the same information individually.

The author offers a practical review of the situation and shows opportunities this situation brings to our libraries.

Úvod

Současná politika řady vydavatelů, přející konzorciálním nákupům, je nepochybně nejvýznamnějším znakem informačního trhu konce 90. let. Odstartoval ji především gigantický nárůst počtu a objemu informačních zdrojů dostupných v elektronické podobě. Vzhledem ke stále tíživější situaci způsobené snižováním rozpočtůpro knihovny se začaly spojovat nejprve knihovny v Severní Americe, které byly v krátké době následovány knihovnami v Evropě a v dalších zemích. Dnes se doslova po celém světě sdružují knihovny s cílem zlepšit svou informační infrastrukturu, sdílet zdroje, a tak společně řídit a snižovat náklady na informace a jejich provoz.

Paradoxně, situace pro knihovny u nás může být ještě příznivější, nežli je tomu u západních knihoven, které byly díky svým podstatně vyšším reálným rozpočtům již v minulosti lépe vybaveny informačními zdroji. Proč? Protože výrobci a vydavatelé se samozřejmě nechtějí snadno vzdát svých dosavadních příjmů od těchto knihoven jenom proto, že se jich několik dohodne, že budou nakupovat společně ty databáze, které už několik let odebírají indi viduálně. U nás však je situace většinou podstatně jiná: knihovny, ač měly již v minulosti velký zájem, nebyly většinou schopny zaplatit relativně vysoké ceny. Z pohledu vydavatele je proto konzorcium v našich podmínkách vítaná příležitost, jak za cenu poskytnutí jisté slevy získat nové zákazníky a tržby, které v minulosti prostě neměli.

Významnou výhodou formování konzorcií je také možnost dosáhnout dalších úspor cestou společného nákupu a provozování technických prostředků, typicky serverů pro sdílení databází. Takový server je většinou umístěn u toho ze členů konzorcia, ke kterému mají ostatní co nejrychlejší síťové spojení, nebo server provozuje soukromá společnost. Ta jej pak může využít např. i pro prodej online přístupu dalším organizacím, takže z hlediska konzorcia jsou náklady ještě nižší. Oproti standardní situaci, kdy by si každá knihovna kupovala a spravovala svůj vlastní server, jsou úspory zřejmé.

Co je to “konzorcium”?

Termínem “konzorcium” pro účely tohoto příspěvku rozumíme seskupení několika organizací (např. vysokých škol nebo přímo jejich knihoven) za účelem společného nákupu a provozování informačních zdrojů v elektronické formě. Toto konzorcium může být z praktického hlediska zcela neformální nebo podepřené např. společnou smlouvou o spolupráci – z hlediska vydavatelů a poskytovatelů licencí ale žádný požadavek na formální existenci konzorcia kladen není.

V zásadě by si členové potenciálního konzorcia měli mezi sebou navzájem vyjasnit:

  1. o které databáze mají zájem a kolik současně pracujících uživatelů (ze všech organizací naráz) bude moci s databází pracovat. Praxe ukazuje, že uživatelé mají většinou “velké oči” a že počet potřebných současných přístupů značně nadhodnocují. Doporučujeme proto začít raději s menší licencí a v případě potř eby ji po několika prvních měsících doplnit.
  2. jakým způsobem se podělí o náklady na společnou licenci a případně i o další náklady na provoz databází. V řadě případů mají vydavatelé určitý vzorec, podle kterého se spočítá celková cena, ale záleží na členech, jak si ji mezi sebe rozdělí – zda rovnoměrně nebo zda vezmou v úvahu velikost jednotlivých účastníků nebo odhadnou míru využití databáze jednotlivými pracovišti. Řada serverových programů umožňuje vytvářet přesné statistiky využití jednotlivých produktů, které lze použít jako podklad pro taková rozhodnutí. Zkušenosti ze zahraničí však ukazují, že čím jednodušší způsob rozdělení nákladů se zvolí, tím méně dochází ke spekulacím a problémům.
  3. jaký je preferovaný způsob zpřístupnění databází (online nebo každý sám nebo jeden společný server nebo outsourcing) – zde může záležet na stanovisku vydavatele konkrétního produktu. Někteří vydavatelé například trvají na tom, že jejich produkty musejí být v případě konzorcia zpřístupněny všem z jednoho místa, většina vyd avatelů však toto rozhodnutí ponechává plně na členech konzorcia. The Dialog Corporation naopak posílá CD-ROM s databází všem členům konzorcia i v tom případě, že přistupují na společný server – mají jej tak k dispozici třeba pro případ výpadku spojení a také pro archivní účely.

Vzhledem k tomu, že v řadě případů uplatňují vydavatelé odlišnou politiku u “akademických” institucí a jinou u organizací komerčních, bývá jednodušší, když je konzorcium z tohoto pohledu homogenní. Ideální jsou například kombinace Akademie věd, univerzit a státních vědeckých knihoven. To ale neznamená, že by nebylo možné zkusit naprosto cokoli.

Minimální počet členů konzorcia bývá 2-3 a obecně platí, že čím větší počet členů, tím větší slevy lze dosáhnout. Konzorciální slevy se přitom pohybují většinou v řádech desítek procent, stojí to tedy skutečně za pokus.

Které informační zdroje?

V zásadě lze uplatnit konzorciální přístup k nákupu jakékoli databáze, o kterou má zájem více institucí naráz. Typicky však půjde většinou o databáze dražší, ale ne příliš úzce zaměřené, např.:

Velký zájem budí produkty s plnými texty časopisů z biomedicínských oborů:

Další kategorii informačních zdrojů, které se svým charakterem přímo nabízejí ke konzorciálnímu využití, jsou multidisciplinární plnotextové databáze, např.:

V zásadě lze samozřejmě žádat o konzorciální cenu pro kterýkoli informační produkt.

Praktické příklady

Pražské středisko MEDICON-IKEM® zakoupilo těsně před koncem roku 1998 první konzorciální licenci v oblasti zdravotnických knihoven v ČR: OVID MEDLINE s týdenní aktualizací a v plné retrospektivě od roku 1966 a OVID CORE BIOMEDICAL COLLECTION s plnými texty 15 nejdůležitějších biomedicínských časopisů s retrospektivou od roku 1994. Licence pokrývá 20 významných lékařských knihoven v rezortu Ministerstva zdravotnictví. Vydavatel, firma Ovid Technologies z USA, poskytla tomuto konzorciu podstatnou slevu oproti ceníkovým cenám. V tomto případě byl nákup proveden centrálně z peněz Ministerstva zdravotnictví, takže nebylo nutno řešit, jakým způsobem se jednotlivé nemocnice budou podílet na nákladech.

V tuto chvíli platí pro státní vědecké knihovny v ČR nabídka konzorciální licence na databázi WILSON OMNIFILE FULLTEXT SELECT, která obsahuje plné texty téměř 1000 časopisů z řady oborů od roku 1994 do současnosti. Nabízená sleva závisí na počtu účastníků “konzorcia”. Některé knihovny chtějí hradit svůj díl ceny z běžného rozpočtu, další z nich požádaly o grant v rámci grantového programu Ministerstva kultury.

Podobné nabídky samozřejmě mohou platit i pro slovenské knihovny, stačí jen začít o nich jednat. Pracovníci naší kanceláře v Bratislavě jsou připraveni vám pomoci s výběrem databází i s vlastním jednáním s vydavateli.

Není to podezřelé?

Už jsme asi takoví, že když nám někdo nabízí skutečně zajímavou cenu na dříve nedostupný výrobek, začínáme být opatrní: Proč to dělá? Není to podfuk? V tom bude nějaký háček...

V případě konzorciálních nabídek jsem však přesvědčen, že jsou rizika minimální. Zaprvé proto, že konzorcia již fungují doslova po celém světě, což je dobře zdokumentováno v odborné literatuře. Za druhé proto, že zájmy vydavatelů a knihoven jsou v tomto ohledu v našich zeměpisných oblastech totožné: najít cestu, jak daný informační zdroj uplatnit tam, kde jej dosud nemají a kde by si jej za ceníkové ceny těžko mohli kdy vůbec pořídit. A konečně za třetí proto, že konkurence v oblasti informačních zdrojů se přitvrzuje, takže tam, kde neuspěje ten první, se brzy může objevit někdo druhý – a ten první to dobře ví.

Tato situace je tedy skutečně velmi příznivá a stojí zato ji využít. Už proto, že v budoucím informačním věku to budou právě informace, znalosti a schopnost s nimi pracovat, co bude rozhodovat mezi úspěchem a neúspěchem – a to zdaleka nejen ve vědě a v obchodě.

Závěr – jak začít?

První otázka, která vás napadne, pravděpodobně bude: chtěli bychom to a to, jakou nám na to dáte konzorciální slevu? Takhle jednoduché to však, bohužel, není. Konzorciální ceny většinou stanoví vydavatelé individuálně, na základě toho, kdo v plánovaném konzorciu je, jestli již některé ze zdrojů nakupuje a podobně. Nejlepší proto je dodržet následující jednoduchý postup:

  1. vyjasněte s i, o které zdroje máte zájem
  2. sepište, kdo jsou vaši potenciální konzorciální partneři (uveďte laskavě úplné adresy a ke každé organizaci počet pracovníků na plný úvazek, z toho počet vědeckých pracovníků resp. učitelů, u VŠ také počet studentů v denním stu diu)
  3. odhadněte celkový počet současných přístupů k jednotlivým titulům jako východisko k dalšímu jednání

Na základě těchto informací pro Vás s našimi partnery-vydavateli vypracujeme cenovou nabídku. To může trvat několik dní až několik týdnů – v některých případech musejí vydavatelé konzultovat cenu i s producenty dat, takže k tomu potřebují určitý čas.

Cenová nabídka nám poslouží k tomu, abychom mohli společně posoudit reálnost celého záměru a případně navrhnout alternativy. Pak již jde samozřejmě jen o “maličkost” – získání potřebných prostředků. To samozřejmě může trvat dlouhou dobu, ale bez vyžádání té první cenové nabídky se skutečně nedá hnout z místa. Navíc vás vyžádání nabídky nic nestojí a k ničemu vás nezavazuje, takže proč to nezkusit?

Naše společnosti AiP / AiB vám jsou připraveny kdykoli pomoci s vyjednáváním, konzultacemi, zápůjčkami databází k vyzkoušení a podobně.

ing. Vladimír Karen

Albertina icome Praha s.r.o.

Revoluční 13, 110 00 Praha 1, Česká republika

tel.: +420 2 2480 3303, fax: 2480 3296

e-mail:vladimir.karen@aip.cz

WWW:http://www.aip.cz