Moznost vyuzivat informacni zdroje v elektronicke forme neni v zadnem pripade nova a existuje prakticky jiz vice nez 20 let. Ovsem diky vyraznemu pokroku v rade oblasti informacnich technologii v poslednich letech, se dostala z kategorie zajimavosti do kategorie standardne vyzadovanych sluzeb. Kazde knihovne je ale pritom zrejme, ze nemuze na jedne strane pokracovat v dosavadni prevazujici orientaci na tistene zdroje a soucasne vyhovet volani po implementaci pristupu k elektronickym formam, protoze by to znamenalo v podstate zdvojnasobit rozpocet. Nasledujicich nekolik poznamek se bude zabyvat moznymi strategiemi i praktickymi zkusenostmi ziskanymi pri reseni tohoto problemu. Budiz ale zdurazneno, ze uvahy se budou tykat prevazne vedeckych knihoven a informacnich stredisek, jak v nevydelecne, tedy prevazne akademicke, tak i ve vydelecne oblasti.
Mame-li smysluplne a cilevedome uvazovat o prechodu od tistenych informacnich zdroju k elektronickym, je nutne mit predevsim jasne predstavy o skutecnych informacnich pozadavcich vedecke a vysokoskolske instituce, neboli jinymi slovy, vedet, proc rozpocet ma byt takovy, jaky je nebo jaky pozadujeme. K tomu lze dojit v podstate dvema cestami.
Predevsim musi byt mozne vymezit oborove a uzivatelske spektrum, pro ktere dana knihovna slouzi, identifikovat zakladni informacni zdroje jednotlivych vedeckych oboru, ktere jsou nutne pro profesionalni cinnost na pozadovane urovni, coz budou predevsim rozsahle sekundarni referatove zdroje a soubory nejdulezitejsich periodik, a sumarizaci ziskat predstavu o celkovych financnich nakladech. Z druhe strany je nutne vyjit z celkovych nakladu urcenych pro veskerou vyzkumnou a pedagogickou cinnost dane instituce nebo vyzkumneho oddeleni podniku a zajimat se o relaci nakladu na informace vzhledem k celkovym nakladum. I kdyz informace predstavuji mimo veskerou pochybnost naprosto nezbytnou vychozi surovinu vedecke a vyzkumne prace, naklady na vlastni vyzkum musi byt radove vyssi. Nemelo by byt proto prekvapujici, ze vydelecne instituce provozujici vyzkum v tech nejnarocnejsich oborech (farmacie, biotechnologie, superciste materialy a pod.) uvadeji naklady na informace vcetne udrzovani odborne knihovny ve vysi maximalne 10% celkovych nakladu na vyzkum a rozvoj (tzv. R&D v terminologii zapadnich ekonomik). S temito udaji pak dobre koresponduji informace z universitnich knihoven, ktere hovori o prumernych nakladech na provoz knihoven ve vysi kolem 4% nakladu celkovych samozrejme s vyraznymi rozdily mezi obory 1-3.
Odhad rozpoctu vedeckych knihoven odvozeny z celkovych nakladu by mel zhruba korespondovat se sumarizaci nutnych vydaju na doplnovani fondu i ostatni sluzby. Je nutne si ale uvedomit, ze se nejedna o zadne rozpoctove pravidlo, ale o respektovani vzajemneho vztahu mezi vedecko-vyzkumnou a pedagogickou cinnosti a funkci knihovny slouzici k temuz ucelu. Toto konstatovani se muze zdat samozrejme, ale neni bohuzel samozrejme v prostredi, kde byly obe slozky po dlouhou dobu financovany vice ci mene oddelene.
Jako ilustraci praktickych vyuziti uvedenych uvah muzeme uvest reseni rozpoctovych otazek v Ustredni knihovne VSCHT v Praze, kde byl program restituce a modernizace knihovny zahajen v r.1991 zpracovanim odhadu potrebneho rozpoctu. Dospeli jsme tehdy k zaveru, ze pro provoz chemicke knihovny je potreba pocitat s castkou v rozmezi 6 - 10 milionu Kc. Ma-li tato knihovna dnes rozpocet mezi 8 - 9 miliony Kc pri prevazujici spokojenosti s obsahem fondu, svedci to o zasadni spravnosti odhadu z r.19914.
Je zrejme standardni praxi vedeckych knihoven, uvazovat o celkovem rozpoctu v kategoriich jednotlivych slozek fondu. Nasledujici tabulka uvadi rozlozeni jednotlivych druhu informacnich zdroju v pripade Ustredni knihovny VSCHT v Praze, ktera predstavuje nejvetsi verejnou vysokoskolskou knihovnu specializovanou na nejsirsi oblast chemie a chemicke technologie v Ceske republice.
Podily jednotlivych druhu informacnich zdroju v rozpoctu Ustredni knihovny VSCHT v Praze v letech 1993-94
_____________________________________________________________________
Hlavni referatove zdroje, Chemical Abstracts,
Beilstein, Gmelin 34 %
Ostatni sekundarni zdroje, encyklopedie, tabulky a pod. 7 %
Casopisy 38 %
Knihy, monografie 15 %
Ostatni serialove materialy (Advances of ..., Progress of ....) 4 %
Onlinove sluzby 2 %*
_____________________________________________________________________
Celkem: 100 %
* Tato nizka hodnota je odrazem vyraznych akademickych slev (cca 80%), predevsim pro Chemical Abstracts. Pri srovnatelnych cenach by mela byt
4-5krat vyssi pri umernem snizeni ostatnich polozek.
Neni prekvapujici, ze nejvetsi polozky predstavuji naklady na akvizice rozsahlych sekundarnich zdroju, kde se ceny pohybuji kolem 1 milionu Kc rocniho predplatneho, pricemz se jedna o materialy, bez kterych nelze provozovat ani vedeckou ani pedagogickou cinnost danem oboru. Mit v knihovne Chemical Abstracts je napr. podminkou pro udeleni akreditace v oblasti chemie i pro instituce typu colleges ve Spojenych statech. Jeste vetsi podil pak predstavuji vedecke a odborne casopisy. V dalsich uvahach se proto omezime pouze na tyto dve kategorie a budeme se zabyvat problematikou prechodu od tistenych k elektronickym versim prave u techto druhu informacnich pramenu.
Ve vetsine vednich oboru predstavuji sekundarni referatove sluzby (do nedavna spise oznacovane jako referatove casopisy) zakladni a zcela nepostradatelny nastroj pro jakoukoliv informacni praci v danem oboru. Je mozne konstatovat, ze zpracovavani primarnich dokumentu do podoby referatovych zdroju je jiz vice nez 20 let provadeno vyhradne pocitacovymi technologiemi a vysledky jsou tudiz jiz dlouhou dobu v pomerne stabilizovane podobe v elektronickem tvaru k disposici. S timto konstatovanim ponekud kontrastuje skutecnost, ze pres dlouhou pocitacovou tradici je podil vyuzivani referatovych sluzeb v klasickych tistenych podobach stale relativne vysoky. I kdyz nezanedbatelnou roli urcite jeste hraje skutecnost, ze zdaleka ne vsichni soucasni uzivatele jsou schopni elektronicke formy ochotne prijmout a efektivne vyuzivat, hlavni duvod je nutne hledat predevsim ve zpusobu realizace financnich uhrad za vyuzivani elektronickych forem. To je i klicova otazka pri rozhodovani, zda opustit ci neopustit tistene verse.
Zatimco tistene verse jsou zakoupeny jednorazove za predplatitelskou cenu, ktera zajima predevsim knihovnu a uzivatele jiz daleko mene, prevazujici praxe velkych databazovych stredisek je zalozena na prubeznem vypocitavani poplatku v zavislosti na dobe pripojeni (connect time), formulaci dotazu (search terms) a hlavne mnozstvi zobrazenych odkazu (display fees), neboli tzv. pay-as-you-go. V praxi to znamena, ze kazdy, kdo timto zpusobem vyuziva pristup do dane baze dat, musi mit pravo disponovat s financnimi prostredky nebo musi vyuzivat sluzeb zprostredkovatele, napr. profesionalniho resersera. To je pochopitelne situace, ktera je pro typickou universitni knihovnu nevyhodna a ve svych dusledcich brani efektivnimu vyuzivani databazovych informacnich zdroju. Forma prubezneho placeni je prijatelna snad jen pro male vyzkumne tymy nebo v prumyslovem vyzkumu, kde se ale vetsinou uplatnuji profesionalni reserseri.
Resenim a klicovou otazkou moznosti prechodu od tistene k elektronicke forme je tedy takova forma placeni, ktera bude v praxi co nejblize soucasnemu stavu, tj. uzivatel sekundarnich referatovych sluzeb bude moci vyuzivat elektronickou formu z hlediska placeni stejne bezbarierovym zpusobem, jak je zvykly z tistenych versi. Jednu z moznosti predstavuje medium CD-ROM, ale pro skutecne rozsahle sekundarni databazove zdroje prichazi v uvahu predevsim pristup v rezimu online. V tomto pripade je resenim postupne se prosazujici uhradu vstupu do bazi dat na zaklade nejcasteji celorocniho predplatneho umoznujici neomezeny pocet vstupu pro danou instituci, neboli tzv. flat-fee. Jednotliva databazova strediska pristupuji k teto forme nebo k jejim ruznym alternativam vice ci mene ochotne, ale prakticky vsechna strediska o ni minimalne velmi vazne uvazuji.
Pokud tedy pro danou bazi dat existuje moznost pausalni platby pro neomezene vyuzivani pro danou instituci, zbyva rozhodnout zasadni otazku, tj. zda od urciteho data prestat odebirat tistenou versi a orientovat se vyhradne na pocitacovy pristup nebo zda zmenu realizovat postupne. Je zrejme, ze druhe moznosti by asi ve vetsine pripadu byla dana prednost.
V praxi zalezi pouze na tom, zda konkretni producent referatoveho zdroje s takovou variantou pocita ci nikoliv, nebo zda je ochoten o teto variante jednat. Podle nasich zkusenosti je dnes mozne se setkat se sirokym spektrem subskripcnich a licencnich alternativ. V oblasti chemickych disciplin, ktera nas pochopitelne nejvice zajimaji, existuji tri nejrozsahlejsi databazove zdroje, ktere pokryvaji obor ve velmi sirokem rozsahu a jsou pro vlastni tvurci praci nepostradatelne. Jejich prehled podava nasledujici tabulka II. Z hlediska moznosti ziskat do techto zdroju pristup na zaklade jednorazoveho predplatneho je producent nejvetsi baze dat, Chemical Abstracts Service, vuci akademickym institucim spise opatrny a pristup na zaklade flat-fee zatim umoznuje jen prumyslovym subjektu. Naproti tomu producenti obou dalsich rozsahlych bazi dat, Beilstein Institut a Gmelin Institut, zahajily program, ktery by se dal oznacit jako agresivni marketingova politika zalozena prave na umozneni neomezeneho pristupu k lokalne instalovanym bazim s programove zahrnutym pokracovanim subskripce tistenych versi.
Prehled nejdulezitejsich referatovych zdroju v oblasti chemie
___________________________________________________________________________
Baze dat casove obsah druh cena: tistena/
pokryti elektronicka
___________________________________________________________________________
Chemical 1967 - 1996 14 mil. sloucenin bibliograficka 0,7 ml.Kc/
Abstracts 12 mil. dokumentu baze (65.000 USD)*
Beilstein 1779 - 1995 7 mil. sloucenin bibliograficko- 0,9 ml Kc/
CrossFire 20 mil. fakt.udaju faktograficka 1,2 ml Kc
5 mil. reakci baze
Gmelin 1817 - 1975 2 mil.sloucenin bibliograficko- 0,6 ml Kc/
(kom. nazev vybrane partie 20 mil.fakt.udaju faktograficka ?
zatim neznam) od r.1988 600 poli baze
___________________________________________________________________________
* Za tuto castku je mozne v soucasne dobe ziskat on-site licenci pouze pro prumyslove podniky.
Program nabizeny Beilstein Institutem a rozsireny v letosnim roce (1996) i na bazi dat Gmelin, vychazi ze soucasne ceny tistenych svazku, jejichz cena se pohybuje kolem 3200 - 3500 DEM za jeden svazek, coz pri prumernem poctu vydanych svazku 15 - 16 za rok predstavuje rocni naklady blizici se 1 milionu a nabizi integrovane predplatne pro tistenou i elektronickou versi tohoto referatoveho dila pod obchodnim oznacenim CrossFire, ktera je instalovana v lokalni siti predplatitele a je vsem jeho pracovnikum tudiz zcela neomezene pristupna. Cena teto integrovane formy predplatneho je jen o cca 20% vyssi, nez je cena samotne tistene verse tohoto dila. Uvazime-li prednosti neomezeneho pristupu k elektronicke podobe tohoto referatoveho dila pro ucitele i studenty vsech fakult vysoke skoly chemicke, je nutno konstatovat, ze se jedna o nabidku mimo vsi pochybnost velmi vyhodnou a celkove vyssi naklady jsou plne opodstatnene.
Roli marketingove strategie pri zavadeni elektronickych forem je mozne dokumentovat i ochotou producenta baze dat Beilstein (a zrejme i Gmelin), jednat i o zpristupneni pro instituce, jejichz rozsah cinnosti je prokazatelne mensi a financni castka, ktera v jejich pripade prichazi v uvahu pro nakup takove integrovane formy, presahuje jejich moznosti. Na zaklade jiz realizovaneho plneho zpristupneni elektronicke baze dat na jedne instituci, je producent, tj. Beilstein Institut, ochoten poskytnout licenci pro pristup i dalsim mensim institucim, konkretne dalsim chemickym fakultam vysokych skol v Ceske republice, za podstatne nizsi celorocni predplatne, pokud se pripoji na bazi instalovanou na VSCHT v Praze. Tato moznost byla jiz v jednou pripade realizovana (Chemicka fakulta University Pardubice), o dalsich se jedna a prakticky predstavuje zpristupneni velmi rozsahleho informacniho zdroje pro vsechny chemicke fakulty v Ceske republice (zrejme i pro ustavy Akademie ved CR), pricemz celkove uspory realizovane nejenom pri nakupech tistene verse dila, ale predevsim pri instalaci nezbytne vypocetni techniky, jdou do nekolika milionu Kc.
Je mozno ocekavat, ze tento model bude v te ci one podobe napodobovan, protoze predstavuje radu vyhod pro uzivatele, kteri by se meli na tuto formu pripravovat a zahajovat jednani jak mezi sebou navzajem, tak s ostatnimi producenty o moznostech a formach plosneho zpristupnovani pro skupiny fakult nebo i universit vcetne moznosti spojeni s akademickymi ustavy. Je nasi vyhodou, ze po technicke strance je vetsina nasich vysokoskolskych pracovist na jeji vyuziti vcelku dobre pripravena.
Z tabulky I je patrne, ze periodika predstavuji v nasem pripade vubec nejvetsi podil celkoveho rozpoctu, coz je situace spise typicka nez vyjimecna. Je proto zrejme, ze jakekoliv zmeny v akvizicni praxi se zde musi vyrazne projevit. Na rozdil od predchoziho pripadu sekundarnich zdroju, kde byla zduraznena dlouhodoba technologicka i koncepcni pripravenost na prechod od tistenych k elektronickym formam, je v pripade periodik situace daleko mene zretelna. O alternativnim pristupu v pravem slova smyslu lze totiz hovorit teprve maximalne posledni 1-2 roky. Rada tzv. bazi dat plnych textu vedeckych casopisu, existujici v nabidkach databazovych stredisek take jiz dlouhou dobu, nebyla vetsinou plnohodnotna. Zpravidla chybely obrazky a dalsi dokumentacni material, tabulky prichazely zdeformovane, casti clanku se stejne posilaly postou, coz se odrazelo v relativne malem vyuzivani techto bazi dat.
Situace se ale velmi radikalne zmenila nejenom, co se tyce otazky, zda nakupovat casopisy v tistene forme nebo v pocitacove podobe, ale i v celkovem nazirani na stavajici funkci vedeckych casopisu jako takovych, resp. na cely system vymeny vedeckych informaci. Uvahy na toto tema, v soucasnosti cim dal tim castejsi, se vymykaji predmetu teto prednasky, nicmene bedlive sledovani vyvoje a vcasne reagovani na zrejme nevyhnutelne zmeny musi byt nedilnou soucasti planovani dalsiho rozvoje vedeckych knihoven5.
Soucasna situace v nabidce ruznych forem pristupu k plnym textum jednotlivych clanku ve vedeckych a odbornych casopisech prodelava tak rychly vyvoj, ze je prakticky vyloucene ji strucnou formou sumarizovat. Z hlediska konecneho uzivatele sem patri vse, co jakymkoliv zpusobem vyuziva moderni technologie a nahrazuje klasickou formu nakupu tisteneho casopisu a jeho zpristupneni na regalu knihoven. Tedy i operativni pristupy ke vzdalenym katalogum, objednavky s vyuzitim sitoveho spojeni, zasilani kopii postou i faxem s nepochybnou perspektivou rychleho prechodu na zasilani elektronickych souboru, az po elektronicke casopisy v pravem slova smyslu. A to vse bud ve spojeni se sluzbou zverejnovani obsahovych stranek jednotlivych cisel periodik typu Current Contents, kterych dnes existuje jiz nekolik desitek, nebo samostatne.
Odhledneme-li v prvem priblizeni od financnich otazek, zda se, ze nabidky dodavani informaci v elektronicke podobe az na pracovni stoly tech, kteri je potrebuji, nema konkurenci. Lze uvest prakticky pouze dva hlavni duvodu pro setrvavani u klasicke formy nakupu vedeckych a odbornych casopisu v tistene podobne a jejich zpristupneni na regalech knihoven:
Druhy argument je nepochybne dulezity, nicmene v praxi jen relativne maly pocet periodik muze byt timto zpusobem vyuzivano, predevsim pro velmi rozsahlou nabidku na strane jedne a logicky omezeny casovy fond vedeckych pracovniku na strane druhe. Je tedy zrejme, ze rozhodujici je argument prvy, ktery muze byt preveden do rozpoctove podoby nasledujicim bilancnim vztahem:
Je zrejme, ze prvy pripad je prevazujici soucasny stav, zatimco druhy predstavuje tak, jak je formulovan, tezko odhadnutelny objem financnich prostredku. Je ale rovnez zrejme, ze tento druhy pripad predstavuje alternativu, ktera se bude nepochybne postupne prosazovat, protoze znamena cim dale tim vyhodnejsi pristup k informacim, ktery navic logicky navazuje na efektivni ziskavani sekundarnich informaci pocitacovou cestou. Nelze rovnez v teto souvislosti nezaregistrovat stale se rozsirujici nabidku integrovanych sluzeb zasilani obsahu vedeckych periodik s naslednou moznosti promptniho zaslani plnych textu. Pocinajici tvrda konkurence v teto oblasti nejenom vede ke stale dokonalejsim sluzbam, ale projevuje se i v citelnem snizovani cen. I kdyz se objevuji zpravy o radikalnim rozchodu s tistenymi zdroji a prechodu na bezpapirovou knihovnu, pravdepodobne daleko castejsi bude hledani kompromisnich reseni ve vyvazeneho pomeru mezi predplatnym tistenych versi a objednavani jednotlivych separatu. Je pritom zrejme, ze vysledek muze jak vyrazne prevysit naklady soucasne subskripce, tak i znamenat velmi podstatne uspory.
Reseni teto optimalizacni ulohy je v nasich podminkach ponekud komplikovano faktem, ze sluzby agentur nebo velkych svetovych knihoven orientujicich se na rychle dodavani kopii vedeckych clanku, jsou daleko vice vyuzivany prumyslem, zatimco vedecke knihovny je povazuji za prilis drahe. Zatim jsme si totiz jeste nezvykli kalkulovat do nakladu na ziskani dokumentu i cas, ktery zajemce nebo knihovna ztrati vice ci mene slozitou administrativou s objednanim clanku nebo dokonce dochazkou do jine knihovny, ale i cas, ktery je ztracen cekanim na dokument vcetne nejistoty, zda vubec dojde.
Na VSCHT v Praze jsme se rozhodli resit problematiku nakladu na akvizici periodik postupnymi kroky smerujicimi k eliminaci nadbytecnych subskripci pri zachovani, resp. spise zlepseni pristupu k pozadovanym separatum. Predevsim vychazime z praktickeho uzavreni soucasne odebiraneho souboru periodik vuci pozadavkum na doobjednavani drive prerusenych nebo vubec neodebiranych titulu dele vychazejicich casopisu. Rozbor situace a vyhodnoceni pozadavku uzivatelu totiz nasvedcuje tomu, ze soucasny soubor je v mnoha ohledech zcela adekvatni a splnuje velkou vetsinu pozadavku* .To ovsem neznamena, ze jakykoliv pozadavek na novy titul je odmitan. Vice mene automaticky jsou objednavany nove vydavane tituly nebo tituly rozsirujici stavajici profil skoly.
* Je nutne uvest, ze nabidka je posuzovana z hlediska existence dalsi velke chemicke knihovny Ustavu organicke chemie a biochemie AV CR, ktera je ve stejne lokalite a v mnoha ohledech se obe knihovny navzajem doplnuji, i kdyz tento stav neni nijak smluvne dohodnut.
Je ale samozrejme, ze takove uzavreni souboru vylouci i tituly, o kterych se relativne vazne uvazovalo jako o moznych kandidatech odberu, napr. tituly s rozsahlymi starsimi ucelenymi soubory nebo casopisy prilis specializovane a pod.. Jako prvy krok k postupnemu castecnemu prechodu od plne subskripce k objednavani jednotlivych separatu, jsme z vyse uvedenych potencialnich kandidatu odberu vytvorili seznam se zasadou, ze pozadavky na clanky z techto periodik budou vyrizovany prostrednictvim dodavatelskych agentur nebo velkych svetovych knihoven na naklady Ustredni knihovny. Jinymi slovy, jako alternativa existence daneho titulu na regalu knihovny je nabidnuto bezplatne obstarani separatu pri pokud mozno nejvyssi mire spolehlivosti a dodrzeni casovych terminu. Protoze se zatim jedna o celkem maly soubor, ktery muze byt pohodlne pokryt jednim dodavatelem, jsou veskere nase pozadavky smerovany na British Library, se kterou je velmi snadna a operativni komunikace a podle nasich zkusenosti i spolehliva dodaci doba do 1 tydne za velmi primerenou cenu. Do budoucna je samozrejme otazka dodavatele otevrena.
Protoze se zatim nejedna o nahradu predplatneho v pravem slova smyslu, nelze take hovorit v pravem slova smyslu o usporach. Pokud ale budeme predpokladat, ze dany soubor by skutecne bylo mozne bud predplatit nebo nabidnout ve vyse uvedene podobe, predpokladame na zakladne nasich dlouhodobych zkusenosti s frekvenci pozadavku na tyto casopisy s hypotetickou usporou kolem 1/4 milionu Kc. Predpokladame, ze po urcite zkusebni dobe postupne budeme pristupovat ke skutecne realizaci nahrady predplatneho tistenych vydani nabidkou dodani separatu at jiz v tistene podobe nebo jako pocitacovy soubor na naklady Ustredni knihovny s predpokladem dosazeni skutecnych a vyznamnych uspor. Ekonomicke zhodnoceni bude ovsem mozne az po delsi dobe.
Uvedene priklady z oblasti financovani vedeckych knihoven, i kdyz omezene jen na dva nejdulezitejsi typu informacnich pramenu, celkem jednoznacne ukazuji, ze situace je sice v jednotlivych pripadech naprosto rozdilna, ale v zasade resitelna nebo alespon je mozne se o urcite kroky jako reakci na soucasny vyvoj pokusit. Je ovsem nutne varovat pred ukvapenymi zavery, ze vhodnou kombinaci ruznych forem a strategii pristupu k informacim bude mozne zasadne snizit naklady na provoz vedeckych knihoven. Moderni informacni technologie nabizeji stale nove moznosti praci s informacemi, o ktere je a bude stoupajici zajem mezi uzivateli a knihovny, pokud budou chtit obhajit svou existenci, mu budou muset vyhovet. V podstate tedy pujde o to, realizovat postupne zpristupneni pocitacovych bazi dat vedle zdroju tistenych a vice ci mene akceptovat nabidky novych moznosti pri stagnujicim nebo jen mirne stoupajicim rozpoctu a v kazdem pripade stoupajici inflaci.
Literatura:
Zpatky do INFOMEDIA 96.